Учет электронных денег для организаций и ИП

Электронные деньги уверенно вошли в жизнь современного человека, и мы все чаще ими пользуемся при оплате услуг и товаров. Фрилансеры получают на электронные кошельки, зарегистрированные в любой из платежных виртуальных систем, вознаграждения за сделанную ими работу. В результате сокращаются временные затраты, расчеты совершаются практически мгновенно, а сами финансовые операции просты и доступны каждому.=

Как организовать учет электронных денег

Когда речь идет об учете электронных денежных средств индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, возникает достаточно вопросов. Чиновничий аппарат по данному поводу, к сожалению, не дает необходимых разъяснений, а так как использование виртуальных денег при осуществлении расчетов началось совсем недавно, то и возникают недопонимания в определенных ситуациях.

Попробуем разобраться в проблеме более детально и начнем с предыстории ЭДС (электронных денежных средств). Различают несколько видов виртуальных денег, хранящихся на электронных счетах (кошельках):

• персонифицированные;
• неперсонифицированные;
• корпоративные.

Регистрация корпоративного кошелька

Начиная с 2012г, пользоваться электронными кошельками разрешено юридическим лицам и ИП, но при соблюдении определенного условия: они должны быть привязаны к расчетному счету. Дело в том, что проведение финансовых операций с электронным кошельком, связанных с пополнением и выводом денежных средств допускается только посредством расчетного счета, о чем говорится в ч.3 ст.7 №161ФЗ.

На основании ч.7 ст.10 упомянутого федерального закона между юридическим лицом и оператором платежной системы заключается договор, после чего открывается корпоративный кошелек. В договоре указывается перечень услуг, которые будут предоставлены клиенту. А для заключения такого договора, последнему предстоит пройти регистрацию на официальном сайте оператора.

В отношении корпоративных кошельков действуют определенные требования, которые обязательны к исполнению, (своеобразная кассовая дисциплина), в частности, на конец рабочего дня лимит остатков на них не должен превышать 100,0 тысяч рублей. Денежные средства свыше установленного лимита должны быть выведены на расчетный счет.

С мая месяца 2014г частные предприниматели и юридические лица не обязаны информировать налоговые органы о своих расчетных счетах и открытых электронных кошельках. За них это сделают платежные системы и банковские структуры.

Существующие ограничения для расчетов ЭДС

ИП и юридические лица за поставленные услуги, товары, проведенные работы могут производить расчеты электронными деньгами только с физическими лицами. Что касается расчетов друг с другом, то использование ЭДС запрещено.

Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, должны являться участниками расчетов с одной из сторон. В случае, когда физическое лицо выступает в качестве получателя ЭДС, то необходимо прохождение его идентификации, в противном случае перевод денежных средств исключен. Об этом говорится в ч.9 ст.7 ФЗ.

Перечень операций, осуществление которых возможно с использованием ЭДС, приведен в специальной таблице.

Налоговые органы вправе взыскать штрафы, пени, недоимки с электронного кошелька, как и блокировать средства, которые хранятся на нем. А вот что касается применения кассовых аппаратов, то их наличие необязательно, потому как электронные расчеты являются безналичными, вне зависимости от того, каким образом они переведены.

Признание доходов при упрощенной системе налогообложения

При работе по упрощенной системе налогообложения оплата товаров и услуг ЭДС считается полученным доходом с момента их поступления на кошелек, вне зависимости от даты их выведения на расчетный счет.

В случае, когда за рабочий день на электронный кошелек поступает несколько платежей, тогда они могу быть занесены в Книгу учета доходов и расходов единой суммой, с пояснением, что деньги получены за товары (услуги) от физических лиц. Оптимальным вариантом является наличие расшифровки клиентской базы, тогда при проведении проверки можно будет идентифицировать все денежные приходы. Когда комиссия за перечисленные от покупателя деньги взимается за счет продавца, то в доходной части должна отражаться вся сумма оплаты, полученная от покупателя, уменьшение на размер комиссии не проводится.

При использовании объекта «доходы-расходы», комиссия оператора может быть учтена в расходной части (об этом говорится в пп.24 п1 ст.346.16 Налогового кодекса).

Осуществление учета ЭДС

Так как расчеты электронными деньгами относятся к разряду безналичных, то их бухучет ведется на отдельных счетах, в процессе задействуются счета 51 или 55, дополнительно к ним открывается субсчет «электронные деньги».

Для организации должного учета доходной и расходной части, требуется наличие отчетов о движении ЭДС от оператора, который готов предоставить их при получении запроса, в том числе и в бумажном виде. О порядке предоставлении документации должно быть указано в договоре, о чем говорится в п.7 ст.9 федерального закона № 161.

При расчетах электронными деньгами покупателю оператор предоставляет такие же документы, как и в случае оплаты им товаров и услуг наличными или пластиковой картой, но кассовый чек отсутствует.

Расчеты электронными деньгами

Какими вариантами может воспользоваться юридическое лицо или ИП при получении от покупателя ЭДС за поставленные ему товары или услуги? Таковых несколько:

• Ручной режим. В этом случае покупателю выставляется счет на оплату, с указанием его порядкового номера, даты и номера электронного кошелька поставщика товаров и услуг. После чего тот производит оплату со своего электронного кошелька на указанный номер счета, осуществляя операцию в ручном режиме. В примечаниях можно отразить необходимые данные к платежу, такие как номер счета, дату его выписки, инициалы покупателя, что позволит видеть данные отправителя платежа.
• В случае, когда речь идет о приеме денежных средств от покупателя в системе яндекс-деньги через сайт, тогда уместно разместить на нем кнопки, называемые «принимателями». При их создании на сайте вставляется код, что позволит получать платежи с яндекс-кошельков и пластиковых носителей, в первом случае взимается комиссия в размере 0,5%, во втором – 2%. Комиссия относится за счет покупателя. Деньги поступают на расчетный счет или ЯД юридического лица, ИП. При осуществлении перевода можно настроить запрос инициалов плательщика, его адреса, в том числе и электронного, телефонного номера. Можно пойти другим путем, разместив на сайте платежный модуль в уже готовом варианте с возможностью подключения различных CMS (WordPress, Drupal, Joomla и других). Такими же возможностями наделена и платежная система вебмани;
• Еще одним вариантом является Робокасса. Но в этой ситуации речь идет не об оплате с поступлением средств на электронные кошельки, они сразу зачисляются на расчетный счет. При этом покупателю предоставляется возможность выбирать удобный способ оплаты, и ЭДС не исключение. Кстати, не так давно и Яндекс обзавелся такой кассой, но на настоящий момент ее возможности временно ограничены.